Wissen · Stand August 2026
Wer an der Kasse steht, und wer den Storno gemacht hat
Die Aushilfe steht seit vier Tagen an der Waffel und tippt 200 Euro statt 20. Das fällt sofort auf, und der Vorgang wird storniert. Zwei Sekunden Aufregung, dann geht es weiter.
In den Kassendaten bleibt davon eine Buchung über 200 Euro und ein Storno darüber. Bei einer Prüfung in drei Jahren steht die Frage im Raum, warum an einem Samstag im Mai um 15:42 Uhr zweihundert Euro storniert wurden. Ob das dann in einem Satz erklärt ist oder in einem längeren Gespräch, entscheidet sich heute an der Einrichtung Ihrer Kasse.
Jeder Vorgang gehört zu einer Person
Nach § 146 Absatz 1 der Abgabenordnung ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Die GoBD verlangen darüber hinaus, dass ein Vorgang nachvollziehbar bleibt, und dazu gehört, wer ihn ausgelöst hat. In den Kassendaten steht deshalb bei jeder Buchung eine Bedienerkennung, dazu Datum und Uhrzeit.
Praktisch heißt das, dass nicht alle unter demselben Konto arbeiten dürfen. Eine Kasse, an der acht Leute den ganzen Sommer als Bediener eins buchen, erfüllt die Anforderung nicht. Sie nimmt Ihnen außerdem jede Möglichkeit, im eigenen Betrieb nachzusehen, wo Geld verschwindet.
Ein eigenes Konto ist kein Misstrauen gegenüber Ihren Leuten. Es ist der einzige Weg, im Zweifel zu zeigen, dass jemand etwas nicht war.
Stornos sind das erste, was ein Prüfer sich ansieht
Ein Storno ist der einfachste Weg, Umsatz verschwinden zu lassen, und deshalb der Punkt, an dem eine Prüfung beginnt. Auffällig ist dabei nicht die Zahl der Stornos an sich, sondern ihre Verteilung. Immer dieselbe Uhrzeit, immer derselbe Bediener, immer runde Beträge.
GoBD-konform wird jedes Storno mit Zeitstempel, Bedienerkennung, Bezug zum ursprünglichen Beleg und einem Grund festgehalten. Der ursprüngliche Vorgang bleibt dabei stehen. Gelöscht wird nichts, das verlangt die Unveränderbarkeit.
Der Stornogrund ist der Teil, an dem es in der Praxis hakt, weil ihn jemand eintippen muss, während drei Leute warten. Deshalb hinterlege ich feste Gründe auf Tasten. Falsche Taste, Gast hat storniert, Ware zurück. Ein Druck statt eines Satzes, und in den Daten steht trotzdem etwas Verwertbares.
Wer darf stornieren, und wer darf es nicht
Es ist Ihre Entscheidung, und sie gehört getroffen, bevor die Saison losgeht. Üblich sind zwei Stufen. Ein Bediener darf den eigenen letzten Vorgang korrigieren, alles darüber hinaus verlangt eine Freigabe.
Das ist keine gesetzliche Vorgabe, sondern ein Vorschlag aus der Praxis. Er löst zwei Probleme gleichzeitig. Der Vertipper wird sofort korrigiert, ohne dass jemand gerufen werden muss, und der abgeschlossene Vorgang von vorgestern lässt sich nicht mehr still entfernen.
Wie Sie die Stufen setzen, gehört in Ihre Verfahrensdokumentation, also in die Beschreibung, wie in Ihrem Betrieb kassiert und aufgezeichnet wird. Dort steht dann auch, wer die Freigabe erteilen darf.
| Wer | Darf | Darf nicht |
|---|---|---|
| Bedienung, Aushilfe | eigenen offenen Vorgang korrigieren, kassieren, Rechnung teilen | abgeschlossene Vorgänge stornieren, Preise ändern, Berichte einsehen |
| Schichtleitung | Stornos freigeben, Bedienerabrechnung machen | Artikel und Preise dauerhaft ändern |
| Inhaber | alles, einschließlich Berichte und Stammdaten | nichts löschen, das geht auch für Sie nicht |
Wenn im Mai vier neue Leute anfangen
In einem Saisonbetrieb wird ein Teil der Belegschaft jedes Jahr ausgetauscht. Für die Kasse heißt das, dass Konten angelegt und am Ende der Saison wieder geschlossen werden. Geschlossen, nicht gelöscht, denn die Buchungen der Saison bleiben diesem Konto zugeordnet und müssen es bleiben.
Der Fehler, den ich am häufigsten sehe, ist das Recycling. Das Konto der Aushilfe vom Vorjahr wird im Mai umbenannt und weiterverwendet, weil das schneller geht. Danach hängen unter einem Namen zwei verschiedene Personen, und die Zuordnung ist für beide Jahre dahin.
Vier Konten anlegen dauert bei einer eingerichteten Kasse fünf Minuten. Ich mache das im Frühjahrstermin mit, zusammen mit den neuen Preisen.
Was Sie selbst davon haben
Der steuerliche Teil ist das eine. Das andere ist, dass Sie mit sauberen Bedienerkonten zum ersten Mal sehen, was in Ihrem Betrieb tatsächlich passiert.
In einer Bar mit Schichtwechsel um 22 Uhr zeigt die Bedienerabrechnung, welche Schicht welchen Umsatz gemacht hat und wo die Differenz zwischen Soll und Ist liegt. In einer Eisdiele zeigt sie, wer wie viele Kleinstbeträge storniert. Das sind keine Anschuldigungen, das sind Zahlen. Meist erklären sie sich harmlos.
Die Betriebe, in denen etwas fehlt, merken es fast immer über diese Auswertung und fast nie über das Bauchgefühl. Deshalb richte ich sie ein, auch wenn niemand danach fragt.
Was mich zu Bedienern und Stornos gefragt wird
- Wir sind zu zweit. Brauchen wir wirklich zwei Konten?
- Ja. Zwei Konten sind schnell angelegt, und die Zuordnung ist die Grundlage jeder Nachvollziehbarkeit. Bei einem Einmannbetrieb erübrigt sich die Frage, ab der zweiten Person nicht mehr.
- Ist eine hohe Zahl von Stornos ein Problem?
- Nicht an sich. Ein Imbiss mit sechshundert Vorgängen am Tag hat mehr Vertipper als ein Bistro mit achtzig, das ist normal. Auffällig wird es, wenn Stornos ein Muster zeigen oder wenn kein Grund dokumentiert ist. Ein erklärbares Storno ist kein Mangel.
- Kann ich einen Storno rückgängig machen?
- Nein, und das ist so gewollt. In einer GoBD-konformen Kasse wird nichts gelöscht und nichts überschrieben. Ein falsches Storno wird durch eine neue Buchung korrigiert, und beide Vorgänge bleiben in den Daten stehen.
- Muss jeder Bediener ein eigenes Passwort haben?
- Eine eigene Anmeldung, ja. Ob das über ein Passwort, einen Schlüssel oder eine Karte läuft, entscheiden Sie. In der Praxis funktioniert am Tresen die Karte am besten, weil sie eine Sekunde dauert und niemand sie vergisst.
Konten und Rechte vor dem ersten Tag
Beim Einbau lege ich Ihre Bediener an und setze die Rechte so, wie Sie es haben wollen. Die Stornogründe stimmen wir dabei ab, weil sie zu Ihrem Betrieb passen müssen und nicht zu einer Standardliste.
Wenn bei Ihnen schon eine Kasse steht und alle unter demselben Konto buchen, ist das eine Sache von einer halben Stunde. Sie können mich dafür anrufen, ohne dass daraus ein Angebot wird.
Diese Seite gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die vorgeschlagene Rechteverteilung ist ein Praxisvorschlag und keine gesetzliche Vorgabe.