Was das Finanzamt von Ihrer Kasse verlangt

Prüfen Sie, wie lange das Zertifikat Ihrer TSE noch läuft

Jede zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung hat ein Zertifikat mit begrenzter Laufzeit. Bei Hardware-TSE liegt sie je nach Modell bei etwa fünf bis acht Jahren, und sie zählt ab dem Datum der Zertifizierung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, nicht ab Ihrem Kaufdatum. Ein Modul, das 2021 in Ihre Kasse kam, kann ein Zertifikat von 2019 tragen.

Die ersten Zertifikate wurden im Dezember 2019 erteilt. Wer zur Frist 2020 eingebaut hat, ist deshalb jetzt an der Reihe. Läuft das Zertifikat ab, kann die TSE keine Vorgänge mehr absichern. Bei manchen Systemen steht dann die ganze Kasse.

Lassen Sie sich das Ablaufdatum Ihrer TSE anzeigen. Bei einer Hardware-TSE wird das Modul getauscht. Bei einer Cloud-TSE erneuert der Anbieter das Zertifikat zentral, für Sie ändert sich nichts. Die Daten der stillgelegten TSE müssen weiter lesbar verfügbar bleiben, werfen Sie das alte Modul also nicht weg. Was beim Wechsel in welcher Reihenfolge zu tun ist, steht unter Kassenwechsel und alte Daten.

Und daran denken viele nicht. Sowohl die Außerbetriebnahme der alten als auch die Anschaffung der neuen Einrichtung sind dem Finanzamt zu melden. Wenn Sie nicht wissen, wann Ihre TSE abläuft, rufen Sie mich an. Ich sehe für Sie nach, auch wenn die Kasse nicht von mir ist.

Jede elektronische Kasse braucht eine TSE

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem einsetzt, muss es nach § 146a Absatz 1 der Abgabenordnung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen. Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2020. Die Einrichtung besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle. Sie sorgt dafür, dass jeder Vorgang unveränderbar protokolliert wird.

Der Gesetzeswortlaut verlangt, dass Geschäftsvorfälle einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Einzeln heißt jeder Verkauf für sich, keine Tagessumme.

Wer keine elektronische Kasse führt, sondern eine offene Ladenkasse, fällt nicht unter diese Vorschrift. Dann greifen die allgemeinen Aufzeichnungspflichten, und die sind bei einem Betrieb mit vielen Bareinnahmen in der Praxis aufwendiger als eine ordentliche Kasse. Eine gesetzliche Pflicht, eine elektronische Kasse anzuschaffen, gibt es in Deutschland nicht.

Es ist außerdem verboten, Systeme gewerbsmäßig zu bewerben oder in Verkehr zu bringen, die diese Anforderungen nicht erfüllen. Wenn Ihnen jemand eine Kasse ohne TSE verkaufen will, lassen Sie es.

Sie müssen jedem Gast einen Beleg ausstellen

Nach § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung ist dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Vorgang ein Beleg auszustellen. Die Pflicht hängt nicht am Betrag, sie gilt für die Portion Pommes wie für die Familienfeier.

Ausstellen und bereitstellen müssen Sie ihn. Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Entscheidung, und Sie müssen ihn ihm nicht hinterhertragen. Der Beleg darf auch elektronisch sein, etwa als QR-Code oder als Datei. Genau dorthin soll die Pflicht nach einem Referentenentwurf vom August 2026 ab 2028 verschoben werden, siehe Die geplante Kassenpflicht.

Für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann die Finanzbehörde nach § 148 der Abgabenordnung aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Diese Befreiung muss beantragt werden, sie ist widerruflich, und sie wird in der Gastronomie eher selten erteilt. Wenn Sie das für Ihren Betrieb prüfen lassen wollen, ist das ein Gespräch mit Ihrem Steuerberater.

Die Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden

Nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung müssen Sie Ihrem Finanzamt per Datenfernübertragung mitteilen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme Sie einsetzen. Dazu gehören Name, Steuernummer, Art des Systems und die Seriennummer. Die Meldung läuft über das Formular „Mitteilungsverfahren nach § 146a Absatz 4 AO" in Mein ELSTER und ist seit dem 1. Januar 2025 möglich.

Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Frist am 31. Juli 2025 ab. Seitdem müssen Sie innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder nach Außerbetriebnahme melden. Die Meldung betrifft auch gemietete und geleaste Systeme, nicht nur gekaufte.

Alle Systeme einer Betriebsstätte werden in einer einheitlichen Mitteilung übermittelt. Wenn Sie einen zweiten Kassenplatz ergänzen, melden Sie also nicht nur diesen. Übermittelt wird der aktualisierte Gesamtbestand.

Falls Sie das bisher nicht gemacht haben, holen Sie es nach. Das ist eine Formsache, und es ist deutlich unangenehmer, wenn es bei einer Prüfung auffällt, als wenn Sie es jetzt still nachtragen. Ich habe die Angaben zu jedem von mir eingebauten Gerät vollständig vorliegen und gebe sie Ihnen für die Meldung.

Bei einer Kassennachschau steht jemand unangekündigt im Laden

Die Kassennachschau ist in § 146b der Abgabenordnung geregelt. Ein Amtsträger darf während der üblichen Geschäftszeiten ohne vorherige Ankündigung Ihre Geschäftsräume betreten und prüfen, ob Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Seit 2020 gehört dazu ausdrücklich auch die Frage, ob das elektronische Aufzeichnungssystem richtig eingesetzt wird.

Sie müssen sich den Dienstausweis zeigen lassen. Der Prüfer darf Einsicht in Ihre Aufzeichnungen verlangen und einen Datenexport fordern, und zwar auf Ihre Kosten. Wenn Ihre Kasse den Export im vorgesehenen Format auf Knopfdruck liefert, ist das eine Sache von Minuten.

Diesen Punkt unterschätzen viele. Nach § 146b Absatz 3 kann aus der Nachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung direkt eine Außenprüfung werden. Es genügt ein schriftlicher Hinweis. Die Schwelle dafür ist also niedriger, als die meisten annehmen.

Ruhig bleiben, Ausweis ansehen, Steuerberater anrufen und die Daten bereitstellen. Wenn die Einrichtung von Anfang an gestimmt hat, ist das ein Termin und kein Drama.

GoBD, DSFinV-K und wie lange Sie was behalten müssen

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es ist kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Für Sie heißt es vor allem, dass Ihre Aufzeichnungen über die gesamte Aufbewahrungszeit unveränderbar und maschinell auswertbar vorliegen müssen.

DSFinV-K ist die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Das ist das Format, in dem Kassendaten bei einer Prüfung übergeben werden und in dem Ihr Steuerberater sie über DATEV einliest. Eine Kasse, die diesen Export nicht liefert, macht bei jeder Prüfung Arbeit.

Bei den Fristen hat sich etwas geändert. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Kassenbuch, Jahresabschluss und die Verfahrensdokumentation bleiben bei zehn Jahren. Welche Ihrer Unterlagen in welche Kategorie fallen, ordnet Ihr Steuerberater zu.

Zur Verfahrensdokumentation noch ein Wort. Sie beschreibt, wie in Ihrem Betrieb kassiert und aufgezeichnet wird. Viele kleine Betriebe haben keine, und bei einer Prüfung wird danach gefragt. Wenn ich bei Ihnen einbaue, bekommen Sie von mir die technischen Angaben zum System dafür schriftlich.

Seit 2026 gelten 7 Prozent auf Speisen und 19 auf Getränke

Zum 1. Januar 2026 wurde der Steuersatz auf Speisen in der Gastronomie auf 7 Prozent gesenkt, unabhängig davon, ob im Haus gegessen oder mitgenommen wird. Die frühere Unterscheidung zwischen Verzehr vor Ort und Mitnahme ist damit weggefallen. Für Getränke gilt weiterhin der Regelsatz von 19 Prozent.

Bei Kombiangeboten aus Speise und Getränk zu einem Pauschalpreis muss der Gesamtpreis aufgeteilt werden. Das Bundesfinanzministerium beanstandet es in seinem Schreiben vom 22. Dezember 2025 nicht, wenn dafür 30 Prozent des Pauschalpreises als Getränkeanteil angesetzt werden.

Praktisch heißt das für Ihre Kasse, dass Speisen und Getränke in getrennten Warengruppen liegen müssen und dass an jeder Menütaste hinterlegt ist, wie aufgeteilt wird. Ob die Pauschale oder eine echte Aufteilung für Ihre Karte günstiger ist, rechnet Ihr Steuerberater aus.

Fragen, die mir Wirte zu diesen Themen stellen

Was passiert, wenn ich keine TSE habe?

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung betreibt, verstößt gegen § 146a der Abgabenordnung. Das kann als Steuergefährdung geahndet werden, und bei einer Prüfung droht eine Hinzuschätzung, weil die Kassenführung als nicht ordnungsgemäß gilt. Die Nachrüstung ist in aller Regel deutlich billiger als das Ergebnis einer Schätzung.

Woher weiß ich, wann meine TSE abläuft?

Das Ablaufdatum steht in den Systeminformationen Ihrer Kasse oder in den Unterlagen zur TSE. Maßgeblich ist das Zertifikat des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, dessen Laufzeit ab der Zertifizierung zählt und nicht ab Ihrem Kaufdatum. Wenn Sie nicht fündig werden, rufen Sie mich an, ich sehe für Sie nach.

Muss ich die Meldung nachholen, wenn ich die Frist verpasst habe?

Ja, und Sie sollten es zeitnah tun. Die Meldung läuft über Mein ELSTER und ist in wenigen Minuten erledigt, sobald die Geräteangaben vorliegen. Ob sich aus einer verspäteten Meldung Konsequenzen ergeben, beurteilt Ihr Steuerberater. Nichts zu tun ist in jedem Fall die schlechtere Wahl.

Darf der Prüfer bei einer Kassennachschau in meine Privaträume?

Die Kassennachschau erlaubt das Betreten von Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen während der üblichen Geschäftszeiten. Wohnräume sind davon grundsätzlich nicht erfasst. Bei gemischt genutzten Räumen wird es im Einzelfall schwieriger, und dann ist der Anruf beim Steuerberater die richtige Reaktion.

Reicht es, wenn mein Steuerberater das alles weiß?

Für die Meldung und die Aufbewahrung ist das hilfreich. Bei einer Kassennachschau steht der Prüfer aber in Ihrem Laden und nicht in seiner Kanzlei, und die Daten müssen dort bereitgestellt werden. Deshalb zeige ich Ihnen beim Einbau, wie der Export geht. Das ist ein Knopf, und ihn einmal gedrückt zu haben, nimmt dem Termin den Schrecken.

Unsicher, ob bei Ihnen alles stimmt?

Ich sehe mir Ihre vorhandene Kasse an, auch wenn sie nicht von mir ist. TSE und Ablaufdatum, Steuersätze in den Warengruppen, ob der Export sauber durchläuft und ob die Meldung raus ist. Danach wissen Sie, wo Sie stehen.

Wenn dabei herauskommt, dass alles in Ordnung ist, sage ich Ihnen das auch. Dann haben Sie einen Termin investiert und Ruhe.

Diese Seite gibt den Rechtsstand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ich bin Fachhändler für Kassensysteme, kein Steuerberater und kein Anwalt. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.