Kassensystem · Café
Kassensystem fürs Café
In einem Café laufen drei Verkaufswege gleichzeitig. An der Theke wird Kuchen zum Mitnehmen verkauft, drinnen wird bedient, und draußen sitzen bei gutem Wetter noch einmal so viele Leute wie drinnen. Alle drei greifen auf dieselben Artikel zu, aber sie brauchen unterschiedliche Wege dorthin.
Ich richte Cafékassen so ein, dass die Terrasse kein Sonderfall ist, sondern ein Bereich wie jeder andere.
Ein Artikelstamm, drei Arten zu verkaufen
Der Käsekuchen ist derselbe Artikel, ob er über die Theke geht oder an Tisch 7. Was sich unterscheidet, ist der Vorgang drumherum. Über die Theke ist er sofort bezahlt. An Tisch 7 landet er auf einer Rechnung, die noch eine Stunde weiterläuft und um zwei Cappuccino ergänzt wird.
Wenn Sie beides über getrennte Artikel abbilden, haben Sie am Monatsende zwei Zahlen für denselben Kuchen und keine Ahnung, wie viel Sie davon wirklich verkauft haben. Ich lege den Artikel deshalb einmal an und unterscheide über den Vorgang, nicht über den Artikel. Ihr Tagesbericht sagt Ihnen dann, wie viele Stück Käsekuchen der Tag gebracht hat, unabhängig davon, wo sie gegessen wurden. Ein Gutschein ist dabei der Sonderfall, weil sein Verkauf noch kein Umsatz ist, siehe Gutscheine in der Gastronomie.
Draußen sind die Wege länger
Der Unterschied zwischen drinnen und draußen ist nicht der Steuersatz und nicht die Karte. Es ist der Weg. Wer draußen bedient, geht bei jeder Bestellung einmal rein und wieder raus, und bei zwanzig Außenplätzen an einem Sonntag im Juli sind das ein paar Kilometer am Tag.
Hier lohnt sich ein Handheld eher als irgendwo sonst. Die Bestellung geht vom Tisch direkt an die Theke und an die Küche, ohne dass jemand läuft. Das ist der eine Punkt, an dem ein Café mit Terrasse mehr Technik braucht als ein Café ohne.
Der zweite Punkt ist die Bereichstrennung. Ich lege die Terrasse als eigenen Tischbereich an, mit eigener Nummerierung. Wenn Sie abends die Stühle reinstellen, sehen Sie auf einen Blick, ob draußen noch eine Rechnung offen ist.
Nach Stück, nach Gewicht, oder beides
Ein Stück Torte ist ein Artikel mit festem Preis. Ein ganzes Blech, das jemand für den Sonntag bestellt, ist etwas anderes, und Pralinen oder Gebäck nach Gewicht sind wieder etwas anderes.
Wenn bei Ihnen nach Gewicht verkauft wird, hängt eine Waage an der Kasse und gibt das Gewicht direkt in die Buchung. Niemand liest ab und tippt ein, damit fällt die häufigste Fehlerquelle weg. Wenn Sie nur nach Stück verkaufen, sparen Sie sich die Waage.
Vorbestellungen für Torten lassen sich als offener Vorgang mit Abholdatum anlegen. Das ist keine Warenwirtschaft, sondern eine Merkhilfe, die verhindert, dass die Bestellung auf einem Zettel neben der Kasse landet und dort verloren geht.
- Bondrucker an der Theke
- Für den Verkauf über die Theke. Beleg wird bei jeder Bestellung erstellt.
- Handheld für die Terrasse
- Bestellung am Tisch aufnehmen, ohne zwischendurch reinzugehen.
- Waage mit Kassenanbindung
- Nur nötig, wenn Sie nach Gewicht verkaufen. Sonst überflüssig.
- Zweiter Kassenplatz
- Sinnvoll, sobald Theke und Bedienung sich gegenseitig blockieren. In vielen Cafés ist das erst ab der Terrassensaison der Fall.
Der Juli trägt den November mit
Ein Café mit Außenbereich macht in vier Monaten einen erheblichen Teil des Jahresumsatzes. In den ruhigen Monaten läuft der Laden weiter, nur eben mit weniger Personal und weniger Plätzen.
Für die Kasse hat das zwei Folgen. Die erste betrifft das Personal, denn wer im Mai neu anfängt, muss sofort bedienen können. Die zweite betrifft die Anschaffung. Bei einer Monatsmiete zahlen Sie im November und Dezember denselben Betrag wie im Juli. Bei einer einmaligen Lizenz zahlen Sie einmal und danach nichts mehr. Was für Sie günstiger ist, hängt daran, wie lange Sie das System behalten wollen.
Ich rechne Ihnen beides, wenn Sie es im Konfigurator so angeben. Dann sehen Sie die Zahlen nebeneinander und entscheiden selbst. Wie Sie die Konten für neue Saisonkräfte anlegen, ohne die Zuordnung des Vorjahres zu verlieren, steht unter Bedienerkonten und Stornos.
Ein Betrieb, in dem das seit Jahren läuft
Im CLASS Café Bar Lounge in Bochum steht eine Kasse von mir. Ein Café, das abends zur Bar wird, also genau der Mischbetrieb, um den es auf dieser Seite geht.
Wenn Sie wissen wollen, wie das im Alltag läuft, fragen Sie mich beim Termin danach. Ich erzähle Ihnen lieber, was dort tatsächlich eingerichtet ist, als Ihnen eine Broschüre zu geben.
Aus Cafébetrieben höre ich das oft
- Kann ich die Terrasse nur im Sommer aktivieren?
- Ja. Der Terrassenbereich lässt sich aus- und wieder einblenden, ohne dass die Tische verloren gehen. Im Winter sieht Ihr Personal nur die Innenplätze und tippt sich nicht durch leere Bereiche.
- Wie schnell ist eine neue Aushilfe eingearbeitet?
- Beim Einbau zeige ich es Ihren Leuten direkt am Gerät, das dauert eine halbe Stunde. Wer danach dazukommt, wird von Ihren eigenen Leuten eingelernt, weil die Oberfläche nach Ihrem Sortiment sortiert ist und keine Fachbegriffe verwendet. Jede Person bekommt eine eigene Anmeldung, damit sich Vorgänge zuordnen lassen.
- Läuft die Kasse auch bei Internetausfall?
- Ja. Die technische Sicherheitseinrichtung sitzt im Gerät und signiert jeden Vorgang lokal. Sie kassieren normal weiter, der Gast bekommt seinen Beleg, und die Aufzeichnung bleibt gesetzeskonform. Sobald die Verbindung zurück ist, wird nachgeholt, was nachzuholen ist.
- Bekomme ich meine Umsätze auch von zu Hause zu sehen?
- Ja. Tages- und Umsatzberichte lassen sich mobil abrufen. Das ist besonders dann nützlich, wenn Sie nicht jeden Tag selbst im Laden stehen.
Drinnen, draußen, Theke
Sagen Sie mir im Konfigurator, wie viele Plätze Sie innen haben, ob es einen Außenbereich gibt und ob am Tisch bedient wird. Daraus ergibt sich, ob Handhelds sinnvoll sind und wie viele Kassenplätze Sie brauchen.
Das dauert keine drei Minuten. Danach rechne ich und melde mich innerhalb von zwei Tagen. Wenn bei Ihnen auch mittags gekocht wird, lohnt ein Blick auf die Übersicht der Betriebsarten.