Die Verfahrensdokumentation, die fast niemand hat

Auch der Betrieb mit zwei Leuten braucht eine

Die Pflicht ergibt sich aus den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Sie gelten für jeden, der steuerrelevante Aufzeichnungen elektronisch führt, und das trifft auf jeden zu, der eine Kasse mit Strom hat.

Eine Umsatzgrenze gibt es nicht. Ein Imbiss mit einem Kassenplatz braucht sie ebenso wie eine Kette mit dreißig Filialen. Der Unterschied liegt im Umfang, nicht in der Pflicht.

Auch wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, also ohne Elektronik, kommt nicht daran vorbei. Dort beschreibt die Dokumentation eben den Zählvorgang und das Kassenbuch statt der Software.

Der Weg des Geldes, von der Theke bis ins Archiv

Beschrieben wird, wie ein Betrag in Ihrem Betrieb entsteht, erfasst, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt wird. Für einen Gastronomiebetrieb ist das der Weg von dem Moment, in dem der Gast bestellt, bis zu der Datei, die Ihr Steuerberater bekommt.

Was für ein System im Einsatz ist

Hersteller, Bezeichnung, Version, seit wann es läuft, und welche Sicherungseinrichtung darin steckt. Die Angaben stehen auf denselben Unterlagen, mit denen Sie die Kasse beim Finanzamt gemeldet haben.

Wie kassiert wird

Thekenverkauf, Tischbedienung, Handheld auf der Terrasse. Welche Zahlungsarten es gibt und wie ein Vorgang von der Bestellung bis zum Bon läuft.

Wer welche Rechte hat

Wer darf stornieren, wer darf Preise ändern, wer kommt an die Berichte. Ausführlich steht das unter Bedienerkonten und Stornos.

Wie korrigiert wird

Was passiert, wenn sich jemand vertippt. Storno, Nachbuchung, Retoure, und wer den Grund einträgt. Hierher gehört auch die Regelung für den Ausfall der Sicherungseinrichtung.

Was am Tagesende passiert

Abschluss, Zählen, Kassenbuch, wohin die Daten gehen. Bei Bargeldbetrieben gehört das Zählprotokoll hier hinein.

Wo die Daten liegen

Auf dem Gerät, in einer Sicherung, beim Steuerberater. Und wie lange, mit Bezug auf die Aufbewahrungsfristen.

Was sich wann geändert hat

Ein Wechsel des Systems, ein Zertifikatstausch, ein neuer Ablauf. Mit Datum. Das ist der Teil, der bei einer Prüfung erklärt, warum die Daten aus zwei Quellen kommen.

Wie lang das sein muss

So lang, dass ein fremder Dritter Ihre Abläufe in angemessener Zeit nachvollziehen kann. Das ist der Maßstab, den die GoBD anlegen, und er richtet sich nach der Größe des Betriebs.

Für ein Bistro mit einer Kasse und zwei Bedienern sind das erfahrungsgemäß zwei bis drei Seiten. Für einen Betrieb mit Filiale, Lieferdienst und vier Kassenplätzen wird es mehr. Wer versucht, das aus einer Vorlage aus dem Netz mit fünfzig Seiten abzuleiten, gibt nach zwanzig Minuten auf, und das ist der häufigste Grund, warum am Ende gar nichts existiert.

Schreiben Sie es in Ihren eigenen Worten. Eine Dokumentation, die Ihre Abläufe beschreibt und dabei formlos klingt, ist mehr wert als eine, die nach Fachliteratur klingt und auf Ihren Betrieb nicht passt.

Was passiert, wenn Sie keine haben

Eine fehlende Verfahrensdokumentation ist für sich genommen noch kein Grund, Ihre Buchführung zu verwerfen. Das ist die gute Nachricht, und sie steht so in den GoBD.

Die schlechte steht im selben Absatz. Wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit Ihrer Aufzeichnungen darunter leidet, dass die Beschreibung fehlt, liegt ein Mangel vor. Und in einem Betrieb, in dem viel bar kassiert wird und mehrere Leute an der Kasse stehen, leidet sie darunter fast immer.

Ein verworfener Kassenteil führt zur Schätzung, und geschätzt wird nicht zu Ihren Gunsten. Der Aufwand für zwei Seiten steht in keinem Verhältnis zu dem, was auf der anderen Seite steht.

Was mich zur Verfahrensdokumentation gefragt wird

Reicht das Handbuch der Kasse nicht aus?

Nein. Das Handbuch beschreibt, was das Gerät kann. Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Sie es benutzen. Zwei Betriebe mit derselben Kasse haben dasselbe Handbuch und zwei völlig verschiedene Verfahrensdokumentationen.

Muss ich sie beim Finanzamt einreichen?

Nein, Sie halten sie vor. Verlangt wird sie erst bei einer Kassennachschau oder einer Betriebsprüfung, dann aber sofort. Ein Ordner im Büro genügt, eine Datei auf dem Rechner auch, solange jemand sie im Zweifel findet.

Wie oft muss ich sie aktualisieren?

Immer dann, wenn sich etwas Wesentliches ändert. Neue Kasse, neuer Ablauf, zusätzlicher Kassenplatz, Wechsel des Steuerberaters. Die alte Fassung bleibt dabei erhalten. Sie beschreibt, wie es im geprüften Zeitraum war, und genau danach wird bei einer Prüfung gefragt.

Gibt es dafür keine Vorlage?

Es gibt viele, und die meisten sind für Betriebe geschrieben, die zwanzigmal so groß sind wie Ihrer. Nehmen Sie die sieben Punkte oben als Gliederung und schreiben Sie zu jedem drei bis fünf Sätze über Ihren Betrieb. Damit sind Sie weiter als mit jeder Vorlage.

Den technischen Teil bekommen Sie von mir

Bei jedem Einbau schreibe ich die Angaben zum System auf und gebe sie Ihnen schriftlich mit, zusammen mit den Daten, die Sie für die Meldung über Mein ELSTER brauchen. Das ist der Teil, den Sie sonst mühsam zusammensuchen müssten.

Wenn bei Ihnen schon eine Kasse steht und Sie nicht wissen, welche Version darin läuft, sehe ich mir das bei Gelegenheit an. Meist ist es eine Frage von zehn Minuten am Gerät.

Diese Seite gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob Ihre Verfahrensdokumentation den Anforderungen genügt, beurteilt Ihr Steuerberater.