Wissen · Stand August 2026
Was beim Kassenwechsel mit den alten Daten passiert
Die häufigste Fehlannahme beim Kassenwechsel ist, dass mit der alten Kasse auch die alte Verpflichtung geht. Das Gegenteil stimmt. Die Aufzeichnungen bleiben aufbewahrungspflichtig, und zwar in einer Form, die sich noch Jahre später auswerten lässt.
Diese Seite beschreibt, was praktisch zu tun ist. Sie ist für den Fall geschrieben, dass eine vorhandene Kasse ersetzt wird, egal von wem.
Die alten Aufzeichnungen bleiben aufbewahrungspflichtig
Ein Kassensystem, das aus dem Betrieb geht, nimmt seine Daten nicht mit in den Ruhestand. Die Aufzeichnungen unterliegen weiter den Aufbewahrungsfristen, und die GoBD verlangen, dass sie über die gesamte Frist maschinell auswertbar bleiben.
Maschinell auswertbar heißt nicht ausgedruckt. Ein Ordner mit Tagesabschlüssen erfüllt die Anforderung nicht. Verlangt wird der Zugriff auf die Daten in einer Form, in der sie sich filtern und exportieren lassen, üblicherweise als DSFinV-K-Export.
Für Buchungsbelege wurde die Frist zum 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Kassenbuch, Jahresabschluss und Verfahrensdokumentation bleiben bei zehn Jahren. Welche Ihrer Unterlagen in welche Kategorie fallen, ordnet Ihr Steuerberater zu.
Der Export gehört gemacht, solange die alte Kasse noch läuft
Das ist der Punkt, an dem die meisten Wechsel schiefgehen. Ist das alte Gerät erst abgebaut, wird der Export schwierig bis unmöglich, besonders wenn der bisherige Anbieter nicht mehr erreichbar ist oder das System an eine Lizenz gebunden war, die mit der Kündigung erlischt.
Ich mache den vollständigen Export deshalb, bevor irgendetwas abgeklemmt wird. Danach liegt eine Kopie bei Ihnen und eine bei Ihrem Steuerberater. Erst dann kommt die neue Kasse an den Platz.
Wenn Sie den Wechsel ohne mich machen, ist das trotzdem die Reihenfolge. Export prüfen, Export sichern, dann ausbauen.
Das alte Sicherheitsmodul gehört nicht in den Container
Die technische Sicherheitseinrichtung der alten Kasse enthält die Signaturen aller darüber gelaufenen Vorgänge. Diese Daten müssen weiter lesbar verfügbar bleiben. Ein Hardware-Modul wandert deshalb beschriftet in den Ordner und nicht in den Elektroschrott.
Bei einer Cloud-TSE liegt die Sache anders, dort hängt die Verfügbarkeit am Vertrag mit dem Anbieter. Wer wechselt, sollte vorher klären, wie lange er nach Vertragsende noch an seine Daten kommt und was das kostet. Diese Frage wird selten gestellt und ist die unangenehmste beim Wechsel weg von einem Cloudsystem.
Beschriften Sie das ausgebaute Modul mit dem Zeitraum, in dem es im Einsatz war. Bei einer Prüfung in vier Jahren weiß sonst niemand mehr, welches Modul zu welchem Jahr gehört.
Zwei Meldungen, nicht eine
Nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung ist sowohl die Außerbetriebnahme des alten als auch die Anschaffung des neuen Systems dem Finanzamt mitzuteilen, jeweils innerhalb eines Monats. Die Meldung läuft über Mein ELSTER.
Übermittelt wird dabei immer der aktuelle Gesamtbestand einer Betriebsstätte, nicht nur die Änderung. Wer also eine von zwei Kassen tauscht, meldet beide.
Die Angaben zum Gerät, die dafür gebraucht werden, bekommen Sie von dem, der einbaut. Ich gebe sie schriftlich mit, und wenn Sie wollen, sitze ich beim Ausfüllen daneben.
Den Wechsel selbst festhalten
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Betrieb kassiert und aufgezeichnet wird. Ein Systemwechsel gehört dort hinein, mit Datum, altem und neuem System und dem Hinweis, wo die Altdaten liegen.
Das klingt nach Bürokratie und ist in der Praxis eine halbe Seite. Bei einer Prüfung ist es die Seite, die erklärt, warum die Daten aus zwei verschiedenen Systemen kommen. Ohne sie muss das jemand aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Was mich zum Wechsel gefragt wird
- Kann ich die alten Daten in die neue Kasse übernehmen?
- Artikelstamm und Preise lassen sich oft übernehmen, wenn das alte System eine brauchbare Exportfunktion hat. Die Umsatzaufzeichnungen dagegen bleiben im alten System und werden nicht übertragen. Das ist auch nicht gewünscht, weil die Signaturen der alten TSE an das alte System gebunden sind.
- Was ist, wenn der bisherige Anbieter nicht mehr erreichbar ist?
- Dann wird es aufwendig, und deshalb steht der Export in der Reihenfolge oben an erster Stelle. Bei manchen Systemen kommt man auch ohne Anbieter an die Daten, bei anderen nicht. Ich sehe mir das an, bevor ein Angebot geschrieben wird, damit Sie wissen, worauf Sie sich einlassen.
- Muss ich die alte Kasse aufheben?
- Das Gerät selbst in aller Regel nicht, die Daten und die Sicherheitseinrichtung schon. Wenn der Export vollständig gesichert und lesbar ist und die alte TSE aufbewahrt wird, kann die Hardware weg. Diese Einschätzung sollten Sie sich von Ihrem Steuerberater bestätigen lassen, bevor etwas entsorgt wird.
Wechsel steht an?
Ich sehe mir Ihre vorhandene Kasse an, bevor über eine neue geredet wird. Läuft der Export sauber, wie lange hält die TSE noch, hängt etwas an einer Lizenz. Danach wissen Sie, ob und wann ein Wechsel sinnvoll ist.
Wenn dabei herauskommt, dass Ihre jetzige Kasse noch ein paar Jahre kann, sage ich Ihnen das auch.
Diese Seite gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die Beurteilung Ihres Einzelfalls, insbesondere für die Frage, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.